KI Use-Case

Ein IT-Dienstleistungsunternehmen entwickelte eine KI-Lösung zur Indizierung und Verwaltung von Firmendokumenten.

Die Lösung ermöglicht es Mitarbeitenden, über eine Chatfunktion effizient in den Dokumenten zu suchen und zu interagieren.

Eine besondere Herausforderung war es, die Dokumente zu ordnen, zu gruppieren und Berechtigungen zu verwalten.

Das Rechte- und Rollenkonzept wurde aus dem firmeninternen Active-Directory übernommen, um sicherzustellen, dass nicht alle Dokumente allen Mitarbeitenden zur Verfügung stehen.

Das Unternehmen benötigte eine effiziente Methode, um seine umfangreichen Firmendokumente zu organisieren und den Mitarbeitenden den Zugang zu den relevanten Informationen zu erleichtern.

Ziel war es, eine Lösung zu entwickeln, die Dokumente nach bestimmten Kriterien ordnet und gruppiert und gleichzeitig ein robustes Berechtigungssystem integriert, das auf den bestehenden Strukturen des Unternehmens basiert.

Das Projekt begann mit der Analyse der vorhandenen Dokumente und der bestehenden Berechtigungskonzepte.

Workshops wurden durchgeführt, um die Anforderungen zu definieren und einen Business Case zu erstellen.

Data Scientists und Software-Entwickler arbeiteten eng zusammen, um die Dokumente zu indizieren und das Berechtigungssystem zu integrieren.

Die IT-Abteilung und die Geschäftsführung waren stark involviert, um sicherzustellen, dass die Lösung den tatsächlichen Bedürfnissen entspricht und sicher ist.

Die KI-Lösung unterstützt die Mitarbeitenden durch die schnelle und präzise Verarbeitung von Anfragen und die gezielte Bereitstellung relevanter Dokumente.

Die Möglichkeit, in den Dokumenten zu suchen und mit ihnen zu interagieren, erhöht die Effizienz und Produktivität.

Neue Mitarbeitende profitieren von einem strukturierten Zugang zu den Dokumenten, was die Einarbeitung erleichtert und den Wissenstransfer fördert.

Die Nutzung der KI-Lösung ist allgemein akzeptiert, da sie als Unterstützung und nicht als Ersatz für menschliche Mitarbeitende gesehen wird.

Ein zentraler Aspekt der Lösung ist die semantische Indizierung und Visualisierung der Dokumente.

Die Anwendung kann individuell angepasst oder in bestehende Systeme integriert werden.

Der Ansatz, zunächst von Digitalisierung zu sprechen, hilft, mögliche Ängste vor KI zu mindern und die Akzeptanz zu erhöhen.

Erfolgsfaktoren sind die Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz der Anwendung sowie die Integration des bestehenden Berechtigungssystems.

Eine Herausforderung bestand in der Ordnung und Gruppierung der verschiedenen Dokumente sowie in der Sicherstellung, dass das Berechtigungssystem korrekt und sicher implementiert wird.

Die Einbindung aller relevanten Abteilungen, insbesondere der IT und des Managements, war entscheidend für den Erfolg des Projekts.

Das Praxisbeispiel wurde vollständig in Zusammenarbeit mit dem Anbieter der KI-Anwendung erstellt.

Ziel ist es, das Interesse weiterer potenzieller Anwender zu wecken und die Möglichkeiten der KI im Bereich der Dokumentenverwaltung aufzuzeigen.

Zukünftige Erweiterungen könnten die Automatisierung der Berechtigungsverwaltung und die Integration weiterer Funktionen umfassen, wie zum Beispiel das automatische Erkennen und Kategorisieren neuer Dokumente.

Dies könnte den Prozess weiter beschleunigen und die Effizienz erhöhen.